شيوه علمي در هزينهيابي پروژهها
در روش هزينهيابي مبتني بر فرايند، هزينه فعاليتها با ديدگاه ميزان تاثير آنها، دستهبندي و مقايسه ميشوند که امکان کنترل بهتر هزينهها را فراهم کرده و با ارائه اطلاعات تفصيلي در رابطه با انجام عمليات پيشگيرانه از بدي نتايج حاصل از آن در خروجيها، امکان تصميمسازي استراتژيک را براي مديران فراهم ميکند.
مديريت پروژه، زمينهاي است که در آن به دليل ريسک بالا، ماهيت احتمالي فعاليتها و نتايج خروجي آنها، نياز به روشهاي دقيقتر و نوين احساس ميشود. در اين مقاله، ابتدا زمينه هزينهيابي، معرفي ميشود سپس با تعريف ساختاري عمومي براي فعاليت پروژهها، هزينههاي مربوط به سرمايهگذاري و هزينههاي پيشگيرانه فعاليتها شناسايي شده و در نهايت با دستهبندي اين هزينهها، ساختار کلي هزينهيابي در پروژهها معرفي ميشود.
روش هزينهيابي مبتني بر فرايند، به لحاظ مفهومي به دنبال سنجش و ايجاد تعادل بين هزينههاي پيشگيرانه و هزينههاي تضمينکننده در برابر هزينههاي ضايعات و نارضايتي مشتري است. در اين روش که در دل سيستم حسابداري مالي و صنعتي ايجاد ميشود هزينه انجام فعاليتها با ديدگاه ميزان تاثير آنها، دستهبندي و مقايسه ميشوند.
حسابداري صنعتي با تعيين اينکه ما چقدر براي دستيابي به نتيجه هزينه ميکنيم و در مقابل چقدر هزينههاي ضايعات و موانع داريم، امکان کنترل بهتر هزينهها را فراهم کرده و با ارائه اطلاعات تفصيلي در رابطه با انجام عمليات پيشگيرانه و نتايج حاصل از آن در خروجيها، امکان تصميمسازي استراتژيک را براي مديران فراهم ميکند.
با توجه به اينکه بخش قابل توجه هزينههاي سازمان، در قالب هزينههاي کيفيت سازماني، دستهبندي ميشوند، استفاده از روشهاي هزينهيابي، امکان کنترل دقيق اغلب هزينههاي محسوس و حتي غيرمحسوس هزينهها را فراهم ميکند.
پروژهها نيز از اين قاعده مستثني نيستند و يا حتي درصد قابل توجهتري از هزينههاي مازاد و قابل صرفهجويي را نسبت به ديگر انواع توليدي و ... شامل ميشوند. بنابراين لزوم تحليل و بررسي کارشناسي در اين زمينه نمايان ميشود.
ساختار هزينهها
هزينهها شامل مخارجي است که تمامي عوامل اعم از توليدکننده، مصرفکننده و يا جامعه از بابت محصول يا خدمات متحمل ميشوند. هزينههاي مرتبط با توليد عبارتند از: تهيه مواد اوليه، هزينههاي به کارگيري يا عمليات (مخارج دستگاهها و عوامل توليد)، مخارج مربوط به پيشگيري از بروز عيب، فعاليتهاي ارزيابي و استاندارد، بستهبندي و فروش و توزيع و...
در مورد دستهبندي هزينهها در پروژه نظرات گوناگوني وجود دارد که رايجترين اين دستهبنديها به قرار زير است:
الف – هزينههاي عمليات: شامل تمام هزينههايي است که صرف خريد مواد اوليه، حقوق و دستمزد کارکنان و استهلاک سرمايه ميشود.
ب – هزينههاي طرحريزي، پشتيباني و پيگيري: اين دسته شامل تمامي هزينههايي است که براي ايجاد سيستم، فرهنگ و مديريت براي توليد و پيشگيري از وقوع ايراد در محصولات و خدمات نهايي، صرف ميشود. هزينههاي طراحي سيستم، هزينههاي آموزش و هزينههاي گزارشگيري در اين گروه، دستهبندي ميشوند.
پ – هزينههاي ارزيابي: تمامي هزينههاي کنترلي نظير بازرسي و آزمون مواد ورودي به خط، مواد حين توليد و محصولات نهايي، ارزيابي و مميزي سيستم و ارزيابي پيمانکاران را دربرميگيرد. فعاليتهاي ارزيابي براي حصول اطمينان از اجراي طرحهاي مشخص شده در بخش طرحريزي، انجام ميشود.
ت – هزينههاي ضايعات و سربار: شامل هزينههاي ضايعات و دورريز، هزينههاي اصلاح مواد و قطعات فاقد کيفيت، هزينههاي فروش محصول با قيمت کمتر، هزينههاي متروک شدن اقلام انبار شده، هزينههاي تورم نيروي کار و هزينههاي مشابه است که در داخل سازمان به صورت مستقيم پرداخته ميشوند.
ث – هزينههاي شکست برون سازماني: هزينههاي شکست بروني شامل آن دسته از هزينههايي است که پس از خروج محصول به دليل عدم تأمين احتياجات مشتريان به شرکت وارد ميآيد. برخي از اين هزينهها عبارتند از: هزينههاي قطعات و مواد گارانتي يا ضمانت کيفيت کالا، هزينههاي باز گرداندن محصول، هزينههاي تعمير محصول در دست مشتريان و هزينههاي از دست دادن مشتريان.
ساختار فعاليتها در پروژهها
پروژه، مجموعهاي از فعاليتهاي به هم وابسته براي تأمين يک هدف است که از سه ويژگي زير پيروي ميکند:
- منحصر به فرد بودن (تاثير محيط، شرايط، نوع کارايي پروژه)
- حجم بالاي فعاليتها
- تکراري نبودن پروژه به صورت توليد انبوه
هر پروژه داراي ساختار جزءبندي کار (WBS) منحصر به فرد است که به دليل تاثير عوامل محيطي حتي براي پروژههاي مشابه نيز يکسان نخواهد بود، اما در کليات مجموعه فعاليتهاي پروژهها ميتوان به نوعي توافق دست يافت.
فعاليتهايي که براي اطمينان از فرايند انجام پروژه و مطابقت آنها با اهداف پروژه طراحي، برنامهريزي و اجرا ميشوند را ميتوان به شکل منسجم طراحي کرد تا بررسي آن آسانتر شود. براي شناسايي و اندازهگيري هزينههاي پروژه، ابتدا بايد اين فعاليتها و نتايج حاصل از عدم انجام و يا انجام آنها شناسايي و در قالب سه گروه فعاليتهاي طرحريزي، اجرا و ارزيابي طبقهبندي شوند. سپس نتايج حاصل از عدم انجام يا انجام ناقص اين فعاليتها تحليل شده و در قالب هزينههاي شکست درون و يا برون سازماني طبقهبندي شوند. بايد توجه داشت هر فعاليت پيشگيرانهاي بايد بر نتايج شکستها تاثير داشته و باعث کاهش آنها شود. در غير اين صورت بايد فعاليت مربوطه حذف شود.
پس از ايجاد ساختار دستهبندي مناسب و به نظم درآوردن هزينهها ميتوان به بررسي و تحليل هزينههاي عمده و برنامهريزي براي ايجاد چشمانداز مناسب در پروژه پرداخت.
آنچه که از ديد مشتري، پروژهاي مهم است را ميتوان به سه دسته تقسيم کرد: قيمت، کيفيت و سرعت تحويل. بنابراين، هر چيزي که باعث کاهش کيفيت محصول، افزايش هزينه عمليات و تأخير در تحويل پروژه شود به عنوان مانع، شناسايي خواهد شد.
حال به تعيين و شناسايي فعاليتهايي که در هر پروژه براي دستيابي نتايج انجام ميشود، ميپردازيم:
1. مرحله امکانسنجي اقتصادي و فني: هزينه بررسي و مطالعات فني، مکانيابي و بررسيهاي اقتصادي در برابر هزينههاي زيانده بودن پروژه و عدم دستيابي به توليد اسمي
2. مرحله تهيه مدارک استعلام: هزينه بررسي مدارک فني استعلام در برابر هزينه اعمال تغييرات در طراحي و ساخت
3. مرحله استعلام و بررسي پيمانکاران و انتخاب پيمانکار: هزينه جمعآوري اطلاعات و بررسي سيستماتيک ارزيابي و انتخاب پيمانکاران در برابر هزينههاي تأخير در ساخت
4. مرحله عقد قرارداد:
الف – هزينه بيمه سرمايه پروژه در برابر هزينه بروز حوادث غير مترقبه.
ب – هزينه بازبيني فني – حقوقي قرارداد توسط متخصصان در برابر دستمزد آنها
5. مرحله طراحي: هزينه انجام بازرسي و تاييد نقشهها توسط متخصص حرفهاي در برابر دستمزد متخصصان و هزينههاي دوبارهکاري در فعاليتها و ساخت تجهيزات
6. مرحله انجام فعاليتها و خريد تجهيزات و اقلام استاندارد: الف – مهندسي خريد اقلام استاندارد در برابر عدم تطابق در اقلام استاندارد با نيازهاي پروژه ب – کنترل اقلام حين تحويل در برابر هزينههاي بازگرداندن اقلام ارسال شده.
7. مرحله بستهبندي: هزينه بستهبندي در برابر هزينه صدمات به محصولات
8. مرحله انبارداري: هزينه نگهداري اقلام در انبار، هزينه ضايعات نگهداري نامناسب در انبار
9. مرحله توزيع:
الف – هزينههاي استفاده از وسايل مناسب براي حمل و نقل و بارگيري در برابر هزينه صدمات به محصولات
ب – هزينه استفاده از وسايل مناسب براي حمل و نقل در برابر هزينه تأخيرات حمل
پ – هزينه بيمه بار در برابر هزينه حوادث حين حمل و بارگيري
10. مرحله نصب: هزينه دوبارهکاري و تأخير به دليل اشکالات در طراحي و اجرا
11. مرحله تحويل پروژه و پايان: هزينه عدم دريافت حسن انجام کار به دليل کيفيت نامطلوب فرايندها يا تأخير در تحويل
اکنون با مشخص شدن و دستهبندي هزينه فعاليتهاي يک پروژه و نتايج حاصل از اجراي آنها ميتوان درک درستي از آنها داشت و براي پيشگيري از بروز آن هزينهها برنامهريزي کرد. همچنين سيستمهاي مديريت بهبود فرايند را با رويکرد کاهش و کنترل هزينهها رهبري کرد.
کنترل فعاليتها و هزينههاي پروژه
کنترل پروژه به معني اعمال کنترل براي انجام به موقع و به اندازه فعاليتها و همچنين کنترل هزينههاي انجام فعاليتهاست. در فعاليتهاي پروژه، تخصيص بودجه بيشتر به معني تخصيص منابع بيشتر و تقويت فعاليت است. براي اعمال کنترل بر انجام فعاليتها، روشهايي نظير چک ليست فعاليتها، نمودار CPM براي تعيين فعاليتهاي بحراني، نمودار S-CURVE براي تعيين و کنترل درصد پيشرفت واقعي و مقايسه آن با درصد پيشرفت برنامهاي استفاده ميشود، اما اين روشها بيشتر بر کنترل انجام فعاليتها مبتني هستند و کمتر روشي توسعه داده شده است که مربوط به تعيين صورت وضعيتهاي مالي و مرتبطسازي آن به کيفيت و کميت فعاليتهاي پروژه باشد.
مهندسي هزينهيابي امکان انجام اين مهم را به مديريت پروژهها ميدهد. برنامهريزي براي تخصيص منابع به فعاليتهاي پيشگيرانه و فعاليتهاي ارزيابي، مستلزم پيشبيني هزينههاي شکست است. بسياري از اين هزينهها، مثل جريمه تأخير در تحويل پروژه، در قرارداد ذکر ميشوند. علاوه بر اين ميتوان از سيستمهاي اطلاعات اجرايي براي تخمين هزينه کمک گرفت. نکته مهم در بهينهسازي هزينه، توجه به اين نکته است که در نهايت نقطه بهينه جايي است که مجموع هزينههاي پنجگانه ذکر شده در قبل به حداقل برسند. براي دستيابي به اين نقطه ميتوان چشماندازهاي مختلف از هزينهها و نتايج آنها تدوين و سپس براساس معيار مجموع هزينهها، راهبرد اجرايي پروژه را مشخص و برنامهريزي کرد.
بنابراين مهندسي هزينهيابي، روشي ساده ولي پيشرفته براي مديريت فعاليتهاي پروژه است. اطلاعات تفصيلي و اساسي امکان کنترل، برنامهريزي و تصميمسازي بهتر را براي مديريت فراهم ميکند. اين ابزار همچنين براي خود ارزيابي مديريت نيز مورد استفاده قرار ميگيرد.
منابع:
1. حکيمي آسيابر، مهرداد، سلطاني، محمد، کيفيت و هزينههاي مربوط به آن، نشريه تدبير، شماره 167، ص 44.
2. بي.جي، ديل وجي، جي.، پلانک، هزينهيابي، فرانک جواهرنشان و محمد آهويي، تهران، سازمان مديريت صنعتي، 1381.
3. سيدحسيني، سيدمحمد، برنامهريزي نگهداري و سيستم کنترل موجودي، تهران، نشر هواي تازه، 1380.
4. اگوايو، رافائل، آموزههاي دکتر دمينگ، ميترا تيموري، نشر آموزه، 1378.
با سلام ،این وبلاگ به منظور در دسترس قرار گرفتن مقالات و اطلاعات مورد نیاز مدیران ارشد و میانی سازمانها و بنگاههای اقتصادی تدوین و بروز رسانی میشود.امیدواریم مورد رضایت خوانندگان و جامعه مدیران و دوستان محترم واقع گردد.